É preciso escolher entre Ocupação ou Resultados já que o tempo está intrinsecamente ligado aos objetivos. É a métrica que permite avaliar o progresso. Caso contrário, deixariam de ser objetivos mas ideias vagas ou sonhos imaterializáveis.

Quanto mais livre estiver, melhor está a utilizar o tempo. Parece estranho, não é verdade? Estar ocupado é uma grande desculpa para não se fazer o que se tem mesmo de fazer, para evitar as poucas ações cruciais que fazem, verdadeiramente, a diferença nos resultados.

Acredite ou não, só é possível realizar o que é realmente importante, desocupando-se. Se perguntar à pessoa mais improdutiva, profissionalmente, que conhece se está muito ocupada, a resposta será, invariavelmente: sim, completamente. Ocupação não tem relação com produtividade.

Gerir o tempo é, essencialmente, eliminar o que não interessa, focar-se em agir sobre o que é importante e monitorizar o progresso. Simples.

Todas as tarefas têm que ter uma duração. Um dos grandes erros que dá muito maus resultados é definir uma lista de tarefas para o dia seguinte sem qualquer fio condutor (ou seja, o objetivo específico a atingir), sem definição do tempo que demorará a realizá-las e, consequentemente, sem indicação se será mesmo possível realizá-las em tempo útil.

No início dos meus projetos em clientes, os executivos normalmente apresentam-me as suas listas de tarefas para o dia seguinte. Por vezes são tão extensas que fico imediatamente com a sensação de que muito dificilmente conseguirão concluí-las numa semana, quanto mais num dia. E aí salta a pergunta: definiu o tempo que vai demorar a concluir cada uma das tarefas? Normalmente obtenho um encolher de ombros. Se não definirmos quanto tempo vamos demorar em cada tarefa, é muito difícil que a lei de Parkinson, que postula que as tarefas se expandem de acordo com o tempo disponível, funcione. Com toda a certeza já teve que entregar um relatório em 15 minutos e conseguiu. Mas, provavelmente, já teve uma manhã inteira para o fazer e entregou-o no limite.  Esta é a base da lei de Parkinson.

Depois de definir quanto tempo cada tarefa demorará, tem de as calendarizar. E o calendário é sagrado. Se determinar que uma certa tarefa vai demorar 45 minutos, defina na sua agenda, exatamente em que intervalo de tempo as vai concluir. Dê uma tolerância de 10% e agende uma nova tarefa a seguir. Agende apenas 75% do tempo disponível. Imponderáveis vão sempre surgir e há que dar espaço para o improviso e para agarrar oportunidades de que não estávamos à espera.

Planeamento ou improviso? Tenha o melhor dos dois mundos.

Marco Meireles

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